低效會議的共同特征：會前準備不足、會中控制不當、會后跟進不實

深度的績效改進通常都需要通過會議的方式進行，例如，制定戰略目標需要開會，分解績效指標需要開會，制定績效指標保障措施需要開會，制訂工作計劃需要開會，檢查工作計劃需要開會，對績效結果進行分析需要開會。由此可見，企業能否開好一個會議，也是企業是否高績效的重要標志之一。

當我們回顧企業的各類會議的時候，通常都會給我們帶來痛苦的記憶，例如：“會議時間長”、“議題不清晰”、“場面混亂失控”、“議而不決”、“同樣的問題反復開會解決”；等等。這些低效會議的表現經常出現在企業管理者的面前，讓管理者不堪其擾。會議都無法高效開展，企業的運行效率也肯定難以提高，隨之帶來的嚴重后果是組織績效的整體下滑。

因此，高效會議也是破除企業績效魔咒的一個很重要的課題。那么，低效會議到底有哪些表現？如何將企業的會議導向高效呢？

低效會議原因分析

常見低效會議準備不足主要包括三個方面：一是會前準備不足；二是會中控制不當；三是會后跟進不實。

1.會前準備不足

低效會議首先從會前準備不足開始，通常企業在以下七個方面準備不足。

（1）會議主題不明確。對于會議要討論的主題沒有清晰的界定，會議組織者沒有想清楚會議要解決的根本問題是什么就匆忙召開會議，這會導致是否召需要開會議的選擇不準確，很多會議并不是必須召開，如果必須召開的話，則需要把會議主題界定清楚。

（2）會議議題設計不合理。企業對于會議要討論哪幾個議題通常不會過于重視，往往只是大概想了幾個方面就開始開會了。例如：“討論一下過去一個月的項目進展情況、人員安排問題”，這樣的議題太過寬泛，不具備討論的基礎，這會導致要么會議主題太寬泛無法討論，要么會議主題過細過多，時間不夠。

（3）會議時間安排不合理。走進企業的會議室，我們經常會發現一個怪現象，就是會議有開始時間，沒有結束時間，問一下參會人員：“會議什么時候結束？”通常得到的回答都是：“我們也不知道，一直都是這樣，什么時候老大覺得差不多了就該結束了。”沒有結束時間的規定，就會導致會議總時間無法控制。另外對于每個議題的時間沒有規定，就會導致會議過程缺乏有效控制，有時候一個議題討論時間過長，而另外一些議題討論時間又嚴重不足，時間分布嚴重失衡。

（4）會議主持人、記錄人、參會者選擇不當。通常企業的會議都是根據習慣選擇主持人、記錄人和參會者，而不是根據會議內容和深度選擇勝任的主持人，導致沒有安排記錄人或者記錄人能力不足，無法抓住會議要點。會議參加者太多，或者和會議主題無關，或者議事能力不足。

（5）會議場所選擇和布置不合理。沒有選擇適合會議主題的場所，環境太過開放或者嘈雜等，有些需要討論的會議由于環境過于開放和嘈雜而導致會議受到嚴重影響。

（6）會議通知的有效性低。很多企業的會議只是在網絡上發布了會議通知，沒有通過電話或者短信通知到人，導致很多人不知曉會議細節，缺席或準備不足。

（7）會議參加人員準備不足。由于會議通知不到位，會前資料發放不及時，導致參會人員不清楚自己在會議中的角色和責任，沒有提前思考會議議題，發言稿沒有準備，開會的時候現場發揮，失去了很多有價值的討論要點，嚴重影響會議效果。

2.會中控制不當

相比于會前準備，會中控制失當是低效會議的核心，通常低效會議的會中控制失當在以下四個方面存在不足。

（1）主持人角色失當。主持人沒有保持中立立場，導致主持人身份和參會者身份混淆，職責履行不到位或放棄職責，一邊作為會議主持人主持會議進程，一邊作為參會者參與會議討論。當作為參會者討論的時候就無人控制會議局面，導致會議現場秩序混亂，議題發散，無法達成有效共識。

（2）記錄人角色不到位。記錄人思路不能集中在會議主要議題和參會者主要觀點上，所記錄內容不能體現核心要點；同時，不能提醒或協助主持人維持會議現場秩序。

（3）參會者角色不到位。參會者不能按照既定議題發表觀點，跑題、偏題現象嚴重，導致會議討論高度發散，嚴重缺乏深度。

（4）議事規則不清晰或者缺失。會議組織者事先沒有制定清晰的議事規則，導致最后決策的時候沒有規則，另外在會議過程中，參會者對議事規則不遵守，都會導致會議議而不決，效率低下。

3.會后跟進不實

會后跟進是對會議達成的共識和決議的執行環節，經常遇到的情況是會議決策是一回事，會后落實是另外一回事。這會導致會議的效果大打折扣。會后跟進不實主要表現在以下三個方面。

（1）會議紀要整理和發放不及時。由于會議記錄人角色履行不到位，導致會議記錄遲遲不能發放給參會者，降低會后跟進效果。

（2）參會人員會后跟進執行落實不到位。參會人員未能按照會上達成的共識執行，或者執行不力，導致會議效果大大減弱。

（3）會議主持人（或指定人員）會后跟進督促不及時。會議主持人在會后沒有跟進或者跟進力度不足，導致會議共識難以落地執行。

高效會議的8大特征

那么，什么樣的標準才是高效會議的標準呢？通常，高效會議具備以下8大特征，作為高效會議基本準則，管理者可以在每次會議召開的時候進行對照檢查，作為改進改進會議效率的指南。

（1）只在必要時才召集。但凡開會總是有成本的，很多會議成本很高，你在開會就無法做執行，就會喪失很多機會成本。因此，每次會議之前，都要審視一下會議議題是否值得討論，能否可以改變形式，例如單獨溝通，書面文件傳遞等。

（2）好好籌劃。但凡開會一定是提前準備充足的，重要的會議包括解決問題的會議、規劃計劃的會議、戰略制定的會議、利益分配調整的會議等，一定是好好籌劃過的，未經認真籌劃的會議都可能低效。

（3）擬訂和分發了議程表。但凡開會一定要擬定和分發議程表，讓每位參會人員都清楚自己的角色和職責，并做好充分準備。

（4）遵守時間，不僅要準時開始，也要準時結束。時間是會議的核心要素，作為會議支持人和參加者如何高效利用時間，在更短時間內把觀點和想法說清楚，達到溝通的目的是衡量一個會議是否高效的根本性標志。

（5）一切按部就班。會議按照既定議題和時間安排推進，避免“會中會”，也就是在開會的時候提出新的議題。在沒有準備的情況下討論一個事情，對參會者是一個考驗，很容易導致會議時間拖延，會議效果低下。

（6）請最有經驗的和有才能的人出席。無論何種會議，都要請與會議主題相關的人員參加，更重要的是參會者要對會議主題有經驗，能對會議主題展開討論，確保會議最終的效果得到體現。特別是解決問題、規劃計劃類的會議，一定要請與議題相關的人并且是有能力公開發表觀點，敢于與別人碰撞新觀點的人參加，這是推進會議高效的關鍵因素。

（7）做出了評論和歸納。但凡開會都要對與議題相關的內容展開深度討論，并做出點評和總結，作為會議共識和后續執行的基礎，一個沒有結論的會議會讓參會者感到困惑，浪費參會者的時間。

（8）記錄所有決定、建議和負責人。記錄人員詳細地記錄了所有的決定、建議和負責人，開啟會后管理階段，進行會后跟進落實。

在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。

高效會議管理三階段

為開成高效會議，會議組織者要做好“三階段”管理，也就是我們經常說的“會前準備”、“會中控制”和“會后跟進“。

（1）會前準備。要想召開成功的會議，必須做好周全的會前準備工作。會前準備不足會延續到會中控制，加大會中控制的難度。很多會議因為缺乏充分的會議準備工作，才導致低質量的討論過程。

（2）會中控制。會議議事過程是會議的主體及核心部分，此部分無特殊情況應盡量按照事先的議程安排進行，以保證會議的高效。這其中，主持人對會議場面的觀察和控制是核心。

（3）會后跟進。會議結束后各參會者應執行會議決議，并在規定的時間內將執行情況進行反饋或在下一次的會議中進行匯報。

選自《手把手教你做績效管理：模型、方法、案例和實踐》，電子工業出版社，趙日磊著