秘書教育注重素質養成

[摘要]：知識經濟社會，知識是重要的資源。秘書的人際品質、智力源泉、知識體系、能力結構是發揮整體效益，實現整合，使知識資本“保值”“增值”的決定性因素。秘書教育應注重素質養成。

秘書學是一門新興的學科，自20世紀80年代初期普遍開始設立秘書專業以來，秘書專業人才培養形成了以職高為基礎、高職為主體、各類函授自考為補充的培養格局，另外，在不少本科院校也設有中文專業秘書方向。比較而言，高職文秘專業培養模式較為規范、成熟，積累了一定的人才培養經驗，形成了有自身特色的教學模式，對秘書學科建設起到積極的推動作用，為用人單位培養了大批具有較高理論素養和一定職業技能的文秘人才。這種同高校“批量”培養的人才，與過去由“師傅帶徒弟”而培養的人才相比，有其理論上的優勢。但學校培養的秘書人才也有明顯的不足，即缺乏實踐經驗鍛煉，所學知識與實際工作有差距，教學內容與秘書工作嚴重脫節，是秘書專業教育人才，從課程體系構建、教學方法、能力培養模式、實習基地的創建、模擬辦公場所的設置等方面進行改革，彌補學校教育的局限，使學生成為既有理論知識、創新思維、又是有實踐能力、操作技巧的合格秘書人才。

如何在專業教育中體現以市場需求為向導，拓寬專業口徑，使文秘人才的培養切合中小企業工作崗位的要求，克服以往培養模式中弊端，培養“適銷對路”的秘書人才，是文秘專業教育要解決的問題，也是高職院校樹立人才品牌特色，做大做強文秘專業的關鍵所在。秘書學是實踐性很強的學科，秘書專業教育是一種職業技術教育，所以理論知識要少而精，要以應用為目的，強化應用為教學重點，引進現代科學技術，尤其是現代模擬辦公技術，增強學生的實踐環節，注重素質養成，把“復合型”秘書人才作為培養目標。

一、以人為本 人際品質

各級組織要實現增值，最大限度地減少組織內，充分調動員工的積極性，把成本降到最低限度，有效利用各種資源，使全體員工能“群馬奔騰”而“駿馬脫穎而出”是關鍵，培養“駿馬”是秘書教育的成敗所在，其核心又在人的素質養成。為此，在教學中必須注重加強以下幾方面的教育：

（一）“心理”素質是秘書工作的向導。要求秘書人員既要思維敏捷、頭腦靈活、善于及時準確地領會意圖，又要嚴守本分、忠實老實、見微知著、一葉知秋，善于在復雜的環境中把握事物的本質特征。要多接觸各方面的情況。及是了解基層群眾在想什么，機關干部在想什么，領導同志在想什么，做到胸中有數，超前思維，妥善處理好各方關系

（二）“人緣”關系是秘書工作的基礎。要求秘書妥善處理好人際關系，上下左右各方關系平衡發展，要求秘書人員具備良好的人際交往個性。人際交往個性品質（character）是指一個單一到多維的思考認識和由表及里的內外統一的整合。秘書良好的人際交往個性主要有：

（1） 價值取向正確，有高尚的人生觀、價值觀、能堅持正確導向；而不是好走極端、消極厭世、碌碌無為；
（2） 忠實地按領導批示辦事，但又要敢于在原則問題上提出自己的新見解、開拓創新；
（3） 性格能符合職業要求，具有開拓合群、誠信守信、寬容忍耐、重諾踐約等品格魅力；
（4） 積極向上，參與社會生活競爭，完善自我的意志品質；
（5） 給挑戰自我追求完美的個性氣質；
（6） 懂得交往原則及較強的公關意識，審時度勢，能與性格愛好不同的人交往，同時懂得情理并用。有較強的公關意識的秘書才會去做感情投資，才有可能獲得好人緣。

（三）利用“資源”，借力“經營”。秘書要做好助手、當好參謀、做好耳目、督辦行政。為此，就要善于借力，把知識性與智能性的無形資產同資本性的有形資產地開發和利用起來，使得整體資本結構不斷增值。

會議圓滿結束，已到了送客的最后階段，工作人員突然得知某住房地毯被污染，賓館要求主辦單位高額賠償損失，便萬分火急地電告求援。因住房的客人已返程，一時無從追究；此事若不處理好，會務組不得撤離，工作人員個個像熱鍋上的螞蟻。秘書聞訊后，想起單位某部門對處理污染很有辦法。一個求援電話撥出，部門領導答應立即派出專家前往解決問題。污染處理取得了相當好的效果。賓館經理看了處理后的地毯，表示滿意。一件火急火燎的突發事件，竟在秘書的調派下得到迅速解決。秘書善于利用資源，借力經營恰到好處，就能取得事半功倍的效果。知識經濟是信息化經濟，秘書要借力經營，就要掌握充足的有效信息，通過多渠道，多角度來捕捉獲取有效信息，拓寬人力（勞動力與智力）、物力、財力資本的本源渠道，才能有效推動人力資本與結構性資本“保值”、“增值”。為此，要教育學生搞好自身素質建設，要在德、智、才、識多方面加強修煉。

（四）品德魅力、無窮無盡。“火心要虛，人心要實”，誠實與謙虛的品質之反以被作為起碼的規范約定下來，被人所重視，是因為誠實與謙虛是一種高尚的人格，是對自己、他人和社會負責的表現。感召力的強弱很大程度上是人格高尚或是人格卑微的“對應物”。對待他人真心誠意、實實在在，辦事說話有根有據、守諾守信、不捕風捉影，把問題擺在明處，不在背后搞小動作，不耍奸藏滑，而光明磊落、踏踏實實，擁有此等胸懷與人相交辦事，必能贏得好感，秘書人員往往被推向矛盾的端點與焦點上，應處變不驚，寬容忍讓之，樂于助人，關心他人的境遇和需求。秘書是單位的面。古人曰：“愛好者愛返，福來者福往”，人際之間是“互惠”與“互動”的，秘書的社會角色其如此。好人緣、強感召力是智力的基礎，而這一基礎的奠定則是自己友好人、善意待人、慷慨助人所贏得酬賞。

二、智力火花， 創新動力

知識經濟是創新經濟，高智力經濟。教學時要著重講清。秘書為領導輔佐決策，必須多謀善斷，去偽存真、去粗取精，為領導提供全面快速、深入仔細的信息；務必使決策目標明確，決斷科學，主觀與客觀相符，具有時代價值，優化決策，得到最佳行動方案。現代社會錯綜復雜，秘書要“眾人皆醉我獨醒”，在這剪不斷、理還亂的社會中保持清醒頭腦，就要有一種敏銳的觀察力、注意力、敏捷的思辨力、較強的綜合分析能力和豐富的想象力。知識經濟，網絡社會，給人感覺上虛無縹緲，而當在網上快速便捷購物時，又是實在可行的。想要獲得財富、走向成功，就必須有較強的觀察力、思辨力和記憶力，捕捉新知識化為新動力。

當今，全球化、網絡化、信息化、秘書的學習范圍拓寬了，應獲得的知識面擴大了，要懂得、記憶的東西也與日俱增了。時代要求高智商秘書，時代又將造就高智商秘書。知識經濟泡沫在減少，含金量不斷在上升；人力資源的發現——培養——拋棄的循環過程也將會更快、更強。時代要求我們不斷更新知識，獲取更多的新智力資本，并使用不斷快速增值；否則，就會因陳舊落后而被淘汰出局。沒有高智商又何談高效參謀咨詢、輔佐決策，促使整合資本“保值”、“增值”，怎能收獲好效益？在繁忙的工作中，在眾多信息或外界環境的干擾下，我們的注意力分配或集中轉移可能引起不同的感應或對事物的認識有較大的差別。要正常工作，必須明確方向，并注意力的投向。既要警惕無意注意對計劃或目標產生的負面影響，又要適度調節有意注意產生的疲勞乏味情緒，理性對待差異對注意的制約作用，對一些不良信息注意指向力求避讓，把精力放在關鍵點上。

領導決策正確主要靠的是思維、思考。決策的方法和目標都必須服從于創新；決斷更是高智力認真研究論證的結晶，秘書的重要職責就是輔佐決策。高智力思維創新，最忌諱的是按別人的思維去思考、人云亦云。而要有獨立意識和創新意識，教學中就必須著重講授獨特思維方式。如：

1、逆向思維，即從正反兩個方面看待分析同一事物；
2、發散思維，即從某研究對象出發，由一點聯想到多點進行的全方位思考，具有非線性，非邏輯性特征，從而產生非此即彼、由表及里的開發思維；
3、樂觀思維，即著眼于事物好的發展態勢、方向去思考解決問題的方法；
4、關聯思維，從事物相關聯系的角度分析解決問題的方法。

學生掌握這些思維方式并在以后實際工作事務中常用之，則可能對問題的解決會獲得意想不到的成效。智力靠的是不斷思考探索有經驗的獲取、分析、歸類、整理的總結不斷學習進取。只有如此、智力才會有火花，才能成為創新的原動力。

三、知識資本“固定”資產

唐代諫官魏征曾說：“求木之長者，必固其根本；欲流之流者，必浚其泉源。”秘書理所當然應有良好的智力結構，才能完成其本職工作。這就要求教學中，注重以博深的知識作基石，使得智能資本與知識資本并駕齊驅，同時增值。

秘書工作必須是快節奏、高效率，若沒有基礎知識，將是紙上談兵。秘書必備的專業知識以用與之相關聯的交叉性、邊緣性科學知識，是必不可少的輔助資源。如秘書不懂法，難以完成有法可依的使命，甚至導致已方的合法權益受到侵害而束手無策。正如：《經濟參考》刊登的消息：“廣州市人大常委會重點檢查了該市工、商、外貿和區街系統的五十八家企業，發現這些企業在經濟交往中簽訂的經濟合同，多數沒有按經濟合同規定辦理，造成了嚴懲的經濟損失。東山區檢查小組檢查了4400份合同，其中符合經濟合同法規定的只有6份，工商局五金交電站共檢查了700份合同，沒有一份符合合同法規定的完整條款。由于不按經濟合同法簽訂合同，使合同失去了法律的約束力，給國家和企業造成了很大的經濟損失。廣州市百貨采購站一年發生經濟合同糾紛案達3200多宗，拒付金額達1000元。市建筑公司一年工程費用收入兩億元，但由于一些工程項目在簽訂合同條款不明等原因，使210萬元工程費用無法收回，此外，社會上的一些不法分子也利用不合法的經濟合同進行詐騙活動。這年該市查處的利用經濟合同進行違法活動的案件達80多宗。”上述事例，控根究源，既有領導以言代法、以情代法和管理不善的因素，又有企業秘書擬制合同時，缺乏經濟學和法學等基礎知識，并缺乏自然科學和現代科學技術知識，沒有擔負督促、檢查之職，致使損失慘重等因素。

知識經濟社會，依法治國已付諸實施，秘書更應該掌握經濟理論和法學等方面的知識，來維護公私財產不受侵犯，保障我們的合法權益，面對紛繁復雜的社會，我們難道還有什么理由不拓展知識面，成為學識深廣，視野開闊的“通才”嗎？

當今“時間就是金錢，效率就是生命”，良好的專業知識是秘書工作得以勝利完成的必備利器。要挖文山、填會海，就必須順應潮流寫“短文”講“短話”，使自己撰寫的文章、講出的話切中目標，合乎文法，邏輯嚴密，妙語生輝，節短音長，字半意倍，事半功倍。為此，必須教育學生掌握辦文辦事的精專知識。正如一位新當選的鄉長在施政演講時說：數九寒天的，把大家從各村請來，為我們投票，我心中很不過意。我只講三句話：一、當官不為民作主，不如回家賣紅薯；二、為政清廉，不貪不占；三、不講大話、空話、假話、多辦實事。完了。“掌聲雷動，經久不息。從頭到尾僅80余字，字字珠機，擲地有聲。作為秘書撰寫演講稿是必做的也是常做的事，要獲得如此效果，必先利其器，掌握好要領，故學好專業知識時不我待。

四、智能開發 生命之線

智能是秘書綜合素質的集中體現，是秘書生存、發展、“贏利”的生命線。知識結構影響秘書智力結構，也決定著能力的作用大小；但僅僅是一本“死”詞典的秘書也是無法給工作帶來效益的。因此，調動豐富的知識積累，充分挖掘整合智慧，潛能，與時俱進，開拓創新，快速高效完成秘書本職工作是知識經濟時代的總要求。秘書職責是參謀咨詢、溝通協調、輔佐決策、管理事務，檢查督辦、為領導工作服務，綜合處理機關事務，促進管理機構發揮整體效益。智能靠知識基石才能支撐起摩天大廈，能力是知識運用的外在表現。

學校教育應該以有效性作為講授與評價秘書工作的唯一標準，使學生的智能得以開發，懂得秘書參謀協調、輔佐決策就是要收集、篩選、分類、加工、綜合處理以及傳遞、反饋、儲存信息，同時，通過調查研究提供分析、有研究、有見地的高層次、系統性信息和調查報告，寫出可行性研究方案。如1988年5月，江澤民同志由上海市市長改任市委書記，走馬上任的第一件事就是作了長達一個多月的思想政治工作系統調查。江澤民同志先讓秘書人員根據他擬訂的指導思想和調查課題，排出表格式的調查日程。他審定了日程表后，便帶著秘書人員嚴格照章辦事，一天不漏的先后調查研究全市9個系統57個基層單位。經過調查研究，掌握了大量第一手資料之后，江澤民同志主持起草了《中共上海市委關于當前加強和改進思想政治工作的幾點意見》，秘書人員根據江澤民同志的具體指示和市委常委討論的意見，很快寫出了文件初稿。之后，秘書根據江澤民同志的指示，與其一道，調查、收集、篩選了調查信息和市委的討論信息，并把信息合理地分類綜合，加工整理，進行分析研究，寫出了大家都認可的調查報告供施政決策單位參考。又經過市委多次討論，并征求了黨內外同志的意見，文件才修改定稿。文件切合實際，貫穿著辯證法，體現了兩點論，受到各方面的好評。

秘書能力體現在其工作的全過程，并作用于其全過程，因而，知識資本的“保值”“增值”目標能否得以實現很大程度寄希望于秘書的能力作用。

知識經濟社會，知識成了重要的資源配置要素，個事業單位的“謀士”、領導管理的得力助手——秘書在此環節中扮演著越來越重要的角色，是實現知識資本利潤最大化的關鍵因素之一；而秘書的“以人為本”思想觀念，良好人際交往品質，高效利用資源，借力經營的方略，優秀品德魅力的施展，高智力資源的起用，知識資本的雄厚，能力的強弱都是牽引、維系、謀取實現個事業綜合的知識資本“保值”“增值”的決定性因素，也是知識經濟時期秘書的必備素質。我們的學校秘書教育應該以次為本。

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