采購部與采購員工作流程和管理制度

采購員工作流程

i 進貨訂單

" 進貨訂單 " 是進貨業務的起點。
在企業的日常運作過程中，經常需要根據企業目前的經營狀況制訂進貨計劃，在本軟件中以輸入一張進貨訂單實現。

ii 進貨開票

當進貨業務發生時，需要做一張 " 進貨單 " 。
進貨業務有兩種類型，訂單類進貨和非訂單類進貨；訂單類進貨業務通過獲取進貨訂單來進行開進貨票；非訂單類進貨業務，直接開進貨單。
" 進貨單 " 存盤后生成一張 " 未審核進貨單 " ；
只 " 保存 " 不 " 審核 " 的 " 進貨單 " 不增加商品庫存；
只有經過審核的 " 進貨單 " 才增加商品庫存，同時增加 " 應付賬款 " ；
在進貨開票時可以選擇 " 最近進價 " 或 " 進貨價 " 作為缺省進貨單價；
在開進貨單的同時允許增加新供應商、新商品或新職員。

iii 進貨審核

進貨單保存后生成一張 " 未審核進貨單 " 。
" 未審核進貨單 " 通過 " 進貨審核 " 便成為 " 已審核進貨單 " 。
" 進貨審核 " 使商品的庫存數量增加，同時增加 " 應付賬款 " 。
iv 進貨退回

本模塊可以實現對進貨退回單的管理和控制。
本模塊可以處理 " 原單進貨退回 " 和 " 非原單進貨退回 " 。
" 進貨退回 " 將減少庫存數量。
v 進貨結算

" 進貨結算 " 模塊可以對已審核的但未結算清的進貨單進行結算。
" 進貨結算 " 的結果使 " 應付賬款 " 減少。
vi 預付款管理

在進貨業務中，有些需要提前預付定金，本模塊便可實現該功能。
做進貨結算時，可以用預付款沖抵應付款。
當 " 進貨結算單 " 上的 " 付款總額 " 大于 " 付款合計 " 時，系統自動將余款轉為預付款。
預付款應可輸負數。buyer.top-sales.com.cn

采購部工作流程與管理制度
1、 總則
為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。采購部經理對采購員及庫管員進行考核和管理。
2、 采購部經理職責：
1) 負責組織公司所銷售產品的采購。
2) 對庫房的管理工作負責。
3) 做好銷售員與供方之間的聯系工作。
4) 幫助銷售員作好產品的選型及推薦新產品的工作。
5) 對本部門員工制度執行情況負責。
6) 對本部門員工的專業知識培訓負責。
7) 對員工進行嚴格管理，根據員工表現向公司提出獎勵或處罰建議。
8) 嚴格內部管理，抓好各項規章制度的落實，對本部門辦公設備的使用及管理負責。責任到人，發現問題及時向公司領導提出獎懲建議。
9) 負責制定工作計劃，監督工作計劃的執行及完成情況。
3、 庫管員職責：
1) 早盤查（點貨備發）、晚清帳（當日工作當日完）。
2) 提供及時準確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發，必須及時、清晰、準確的了解貨物的運行狀態，即時登報信息，直至合同完成、存檔。
3) 負責庫房日常管理事務。
4) 檢查庫存產品狀況。
5) 按規定收發物料。
6) 物料進庫儲位的籌劃與排放，
7) 填寫庫房相關數字登錄到ERP。
8) 配合盤點庫房產品工作的具體執行。
9) 物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。
10) 對來料來貨及時入庫，儲放安全以防倒塌、遺失或變質。
11) 維護和管理搬運工具。
4、 流程：
1) 采購流程：
A  收到銷售部從ERP發來的訂單
B  審批確認
C  詢價、比價
D  采購部經理審批（重大合同向公司領導請示）
E  簽訂采購合同
F  復印后，將原始合同整理裝訂年末存檔
2) 付款流程：
A  在ERP內錄入付款申請單
B  采購部經理審核
C  副總經理審批
D  財務部付款。
3) 收貨流程：
A  直發：
a. 根據合同執行進程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真提貨單
c. 通知銷售內勤已發貨
d. 銷售部內勤傳真提貨單至最終用戶并確認
e. 采購員辦理入庫手續
f. 銷售部內勤辦理相應的出庫手續
B  轉發：
a. 根據合同執行進程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真或郵寄提貨單
c. 通知辦公室相關人員提貨
d. 提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續
e. 采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續
4) 收進項發票流程：
a. 催供貨方開具發票
b. 核對開票內容
c. 錄入ERP
d. 將發票交財務部簽收。
5) 出庫流程：
a. 庫管員收到銷售部銷售內勤發出的ERP出庫申請
b. 庫管員備貨并復核
c. 交辦公室發貨
d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發貨單交銷售內勤
5、 采購管理制度：
1) 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。
2) 建立、建全比價制度，保證采購設備的質優價廉。
3) 建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務管理表。
4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結，并提出本周用款計劃。
5) 簽訂采購合同后，應全面了解發貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前十日通知銷售內勤
6) 所有貨物一律開箱驗收，發現問題及時和供應商聯系，盡早解決。
7) 采購部負責所采購貨物的入庫手續。貨到后應在一個工作日內辦理入庫手續。驗貨完畢后，及時按操作規程準確登錄ERP。
8) 采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊
9) 違反上述規章制度，視情節罰款50-500元。
6、 庫房管理制度：
1) 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。
2) 保持庫房的整潔、有序。庫區禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。
3) 所有貨物依據銷售部門或合同號合理存放。
4) 任何出入庫物品都要履行手續，見單發貨，領用登記。
5) 保證貨物完整出庫、應有裝箱單、發貨清單（一式兩份）和回執。保證貨物和備品的及時、準確出庫。
6) 接到出庫申請后根據合同內容進行備貨，并由領貨人簽字方可辦理出庫。
7) 出庫返回單，應由銷售內勤保管（需方簽字）。
8) 對客戶所需樣品及實驗品，庫管員及時登記領用人、領用時間、退回時間。退回后應妥善保管。
9) 庫管員每月第三周的周六對庫房盤點，并將盤點結果在次日報副總經理。
10) 違反上述規章制度，視情節罰款50-500元。